オンライン講演会の方法や手順について書いていくよ

こんにちは、きよまさです。

オンライン講演会は今後の講演会のあたりまえになっていくと思います。

そしてオンライン講演会をやろうとしないMRは淘汰されていく気がします。詳しくは下の記事で解説しています。

私が実際にやった手順や方法を書いていきます。

オンライン講演会開催までの手順

☟オンライン面談の手順は下の記事にまとめています☟

社内で企画を通そう

まずは社内で企画を通す必要があります。

コロナウイルスの影響で軒並みリアル講演会が中止となりましたので、結構予算は余ってる印象です。

しかもリアル講演会に比べてオンライン講演会はタクシーチケットやお弁当代がかからないので、低予算で企画できます。

ハイブリッド講演会だとホテルの会場代やタクシーチケット、お弁当代がかかるので、少し高くはなりますが、すべてリアルでやるよりも予算を抑えることが可能です。

ただし、リアル講演会では講演内容がしょうもなくても高級ホテルのビュッフェとお酒を無料で食べれて、先生たちの意見交換の場にもなっていたので、ある程度参加してくれました。

しかし、オンライン講演会はそれがありませんので、先生たちが「この先生の話なら聞いてみたい」とかグルーピングされた会で企画するとか、少し工夫をする必要がありますよね。

講演会で稼げる先生、稼げない先生に二極化するような気がします。

集客できる講演をしてもらえる先生に各社お願いしますよね・・・

座長の先生に相談しに行こう

社内で企画が通ったら、座長予定の先生や講演会の中心となる先生に相談をしに行きましょう。

そこでオンラインのみにするかハイブリッドにするかを相談し、候補日を3つほど頂きましょう。

ここで大事なのは先生の予定をロックすることです。

候補日を頂いたけど、それをすっかり忘れてしまう先生もいます。

また、先生たちが講演会に参加するメリットとして、上記以外にも医師会の単位を取得できるということがありました。

以前までは会場での受付をもって出席(参加)を確認できることから

受講者に対して単位・CC の付与が行われていましたが

コロナの影響でオンライン講演会が増えていることから下記のように追記されています。

Web 講習会開催に当たっては、受講者の参加が確認できる場合、日本医師会生涯教育制度における単位・CC を付与することとする。

                                                日本医師会HPより

つまりオンライン講演会でも医師会の単位やCCをもらえると言うことです。

これを利用しない手はありません。

座長の先生に医師会の単位をつけることも提案してみましょう。

気が利いたMRと思われること間違いなしです。

ハイブリッド講演会の場合は会場のホテルや会議室を予約することを忘れないようにして下さい。

演者の先生に講演を打診しよう

座長の先生や会の中心となる先生に講演会の開催をOK頂いたら、次は演者の先生に打診します。

ここで演者の先生を担当しているMRに打診をしても良いのですが

事前に担当MRに演者の先生がオンラインでも講演可能かを聞いておきましょう。

そして打診する際は電話で口頭依頼ではなく、メールで企画書を添えて依頼しましょう。

企画書には「会の目的」「日時」「開催場所」「参加Drの対象や人数」「座長の先生の所属と名前」などを記載すると親切です。

演者を担当しているMRの人が、先生に説明するときに企画書があれば、打診がスムーズです。

これがないとそのMRが作らなければいけませんので仕事が増えます。

私にはよく講演打診依頼が来ますが、結構これが雑なMRが多い印象です。その人のMRとしてのレベルを疑ってしまいます。

案内状を作ろう

座長の先生、演者の先生が決まったら、次は講演会の案内状を作りましょう。

各社講演会の案内状の雛形はあると思いますが、オンライン講演会では事前参加集計をとることが多いと思います。

今回はZOOMを使ったオンライン講演会と仮定して話を進めていきます。

オンライン講演会の設定方法

下のサイトを張っておきますが、各社マニュアルがあるのでそちらを参考にされてください。

https://zoom-japan.net/manual/host/schedule-zoom-meeting/

☟そして、講演会の形式によってミーティングとウェビナーを使い分けることをおすすめします。下の記事で紹介しています☟

事前参加登録をしようと思ったら、先生たちはインターネット画面にURLを入力しないといけません。これって結構手間なんです。だからQRコードを活用しましょう。

Excelを使ったQRコードの作り方は以下のサイトが参考になります。

http://office-qa.com/Excel/ex408.htm

QRコードをZOOMの事前参加登録に飛ばすようにしておけば、先生たちが事前参加登録するときに携帯のカメラ機能で読み取るだけになりますので、とても簡単です。

さあ案内を開始しよう

直接訪問することが難しくなっていますので、メールか郵送、FAXで案内すれば良いかと思います。

もし直接会って案内できるようであれば、参加意思がある先生にはその場で事前参加登録をしてもらえば良いと思います。

QRコードを読み取って入力するだけですので1分で終わります。

その場ですることで集客人数の確保もできます。

事前参加登録の依頼が来たら

事前参加登録があれば、ホストにメールが飛んできますので、承認します。

とても簡単です。

私もホストの役割をしましたが、携帯でできます。

オンライン講演会の方法【準備編】

オンライン講演会本番までにしておいた方がよいことを書いていきます。

ハイブリッドで行う場合は音響の事前チェックをしよう

オンラインのみの講演会であれば、音響のチェックは不要ですが

ハイブリッドの場合は事前にホテルの担当者と音響に関して打ち合わせをすることをおすすめします。

なぜかというと、同じ会場で演者の先生と座長の先生が同時にマイクオンにしていると確実にハウリングを起こすからです。

対策としてはマイクオンにするPCを1台にするしかありません。

しかしそれでは座長の声は拾えなくなります。

会場に来ている先生たちからすればとても不自然です。

ホテルによってはハウリングを発生させないように会場内のマイクから出力される音声を1台のPCに集約する設備を整えているところがあります。

ハイブリッド講演会を開催される際は、一度ホテルの担当者に音響に関して相談してみてください。

ハイブリッドで行う場合は感染予防対策をしよう

これは言わずもがなですね。

会場の受付にマスクと消毒液を設置しましょう。

そして、演者と最前列の参加者の距離は2m以上空け、演者の発表テーブルの前にはアクリル板を設置できればベストです。

参加者の間隔も2m以上空けましょう。

集客人数も会場の収容人数の50%以内にしましょう。100人収容できる会場であれば最大50人です。

会当日までに必ず予行練習をしよう

ハイブリッド講演会では回線と音響のチェックをしてください。

ホテルに有線LANがあればそれを使った方が良いと思います。

その予行も可能ならば講演会と同じ時間帯で実施した方が良いです。

時間帯によっては、つながりにくいことも考えられます。

オンライン講演会の方法【当日編】

とうとうオンライン講演会当日です。

参加者が待機中に流すMOVIEを作ろう

1時間前から待機する先生がいっらしゃいます。

講演会が始まるまでの待機時間中は演題と自社医薬品の紹介をMixしたMovieを流しておくことをおすすめします。

そして開始10分前からMRによる製品紹介をしましょう。

PCの画面越しに紹介できるのでちゃんと聞いてくれるはず!!プレゼンが上手なMRに任せましょう!!

座長のPCはチャット画面を表示しよう

座長のPC画面は参加者一覧とチャットが見えるように事前に設定しておきましょう。

使い方をよく知らない先生が多いので、MRがしてあげればいいと思います。

参加者から質問が来た時は座長が読み上げて質問をするようにしておけば、演者の先生は回答に集中できます。

そして、代読することで参加者が気軽に質問できます。

仲が良いグルーピングされた会では参加者に名指しで当て始めて回していくやり方が盛り上がります。

聴講者の質問はチャットに誘導しよう

事前に座長の先生に「質問があればチャットに入力してください」と言ってもらうように交渉しておきましょう。

それを嫌だと言う先生はいないとは思いますが

もし嫌だと言われたら「質問の際は挙手ボタンをおしてください」と言ってもらえるように交渉しましょう。

チャットだと参加者の先生達が多く質問してくれます。

質問が多いと会が盛り上がりますので、チャット機能をフル活用しましょう。

講演会が始まったら座長のビデオをオフにしよう

まずは座長が演者の略歴を読み上げて、演者が講演を始めます。

オンラインのみであれ、ハイブリッドであれ、演者が話し始めたら座長のビデオとマイクはホスト側でオフにしておきましょう。

特にオンラインだとずーっと演者の顔が映ったままになるので結構マヌケに映ります。

ウトウトしてたら目も当てれません。座長の事を思って、オフにしてあげましょう。

質疑応答の時はギャラリービューにしよう

講演が終わり質疑応答になると思いますが、その時に演者の画面共有をホスト側で解除して、ギャラリービューにしましょう。

そうすることで演者の先生が誰が聞いてくれたのかが把握できます。

意外と画面共有のままで質疑応答になっています。

小さいことですけど、演者に喜ばれます。

お礼のメールをしよう

オンライン講演会をすれば先生方のメールアドレスを知ることができます。

そのメールアドレスに当日もしくは翌日にお礼のメールをしましょう。

忙しい先生たちに食事を提供することなく参加して頂けたのです。

絶対にお礼のメールをしましょう。

あらかじめメールの雛形を作っておき、あとは送信するだけにしておけば、素早くメールすることができます。

気が利くMRとして認識されるはずです。

まとめ

「オンライン講演会を制するMRが仕事を制する」は言いすぎですが、今のうちから慣れておくことは大事です。

これからオンライン講演会を企画するMR、開催に向けて準備しているMRが多くいると推測します。

そんな人たちにこの記事が少しでも役に立てればうれしいです。

それでは!

最後まで読んで頂いてありがとうございました。

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