MRがZOOMを使って講演会を開催する時の5つの注意点

こんにちは、きよまさです。

ZOOMやTeamsを使ってオンライン講演会を開催する製薬会社が激増しています。

➢オンライン講演会のメリットとデメリット

しばらくはオンライン講演会が製薬会社が主催する講演会の主流となるはずです。

だけど

オンライン講演会をしたことないから不安でしょうがない

というMRも多いと思います。

最初は私も不安ばかりでした

今ではオンライン講演会を何度も開催していますので、その経験に基づいて

ZOOMを使ったオンライン講演会の注意点をご紹介します。

外部業者に頼らず、MRだけで開催出来たら費用対効果は抜群ですよ！

オンライン講演会の注意点①MACのVerを確認する

もし演者のパソコンがMacPCであれば、OSを確認した方が良いです。

MacOSBigsurであれば、スライド共有が出来ない、もしくは途中で止まってしまうという不具合が生じる可能性大です。

私も一度経験し、冷や汗が止まりませんでした。

事前にMacのOSを確認し、もしBigsurであれば、自分のPCにスライドを保存して講演してもらった方が無難です。

オンライン講演会の注意点②マウスの準備をする

発信会場に演者が来て、そこから発信する場合は、マウスを準備しておいた方が良いです。

パワーポイントのレザーポイント機能を使いながら講演する先生が多いのですが、その時にマウスがあった方が動きがスムーズです。

演者がいつも使ってくるマウスを持って来れば良いのですが、ほとんど持ってこないです。

オンライン講演会の注意点③画面共有の設定をする

パワーポイントの発表者ツールを使うと発表者は自分のPCで下の画面を見ながら講演する事ができます。

プロジェクターからスクリーンに映し出される画面は何も設定しなくても下の画像のように映し出されます。

しかし、ZOOMでパワーポイントの発表者ツールを使うと発表者ツールの画面が共有されてしまいます。

下の画面が全員に共有されるってことですね

これを防ぐためにはZOOMの画面共有で設定をする必要があります。

設定方法

①画面下の「画面の共有」をクリックします

②画面上の詳細をクリックします

③画面の部分をクリックします

④画面下の共有をクリックします

⑤緑色の枠が出てくるので、その枠を共有したい画面に合わせます。

この設定をすることで発表者ツールを使うことが可能となります

オンライン講演会の注意点④ウェビナーでは講師控室を別に作る

ZOOMミーティングではブレイクアウトルームに

座長の先生と演者の先生を招待して会直前に顔合わせができます。

しかし、ウェビナーではブレイクアウトルームを作ることができません。

これはウェビナーにブレイクアウトルームの機能がついていないことが原因です。

ZOOMウェビナーを使って講演会をする場合は

TeamsやGoogleMeet、Cisco Webex Meetingsなどで講師控室を作っておくのが無難です。

座長-演者間で医局人事の話や表では言えない話をするケースが多いのですが

ウェビナー上でそれをしてしまうと参加者全員に会話を聞かれてしまいます。

これが原因で座長や演者の先生を怒らせることだって考えられます。

想像するだけで恐ろしいですね

オンライン講演会の注意点⑤できればZOOMウェビナーが良い

講演会の種類によってミーティングとウェビナーを使いこなすのがベストだと思います。

➢ZOOM講演会はウェビナーがおすすめ

ただ、迷った場合はウェビナーが良いと思います。

ウェビナーが良い理由

・視聴者はビデオ・マイク機能が使えないのでホストが楽

・参加者が気楽に聞けるため参加人数が増える

・匿名で質問が可能

ZOOMミーティングでは講演会中に参加者が操作を間違えてビデオやマイク機能をオンにすると、雑音が入ったりします。

そのたびにホスト側で参加者のビデオオフやマイクオフの操作をしないといけません。

そして何と言っても参加者数はウェビナーの方が多い傾向です。

その理由はウェビナーは視聴専門のため、気軽さがあるからだと思います

ただ、ZOOMミーティングとウェビナーの違いをよく知らない人が多いため、この気軽さを伝える必要がありますので、しっかり伝えていきましょう。

また、ウェビナーにはQ＆A機能がついています。

ミーティングではこのQ＆A機能はついていません。

そして匿名で質問することも設定で可能となります。

匿名OKにすると気軽に質問を書き込めるので、参加者から質問が増えますよ

〈Q＆A機能と匿名の設定方法〉　引用：https://zoom.nissho-ele.co.jp/